【AI変革事例＿IT・通信業界】生成AIによる、大量のメールと添付ファイルの自動処理を通じた営業サポートツール

膨大なメールと添付ファイルの処理を、生成AIとAI-OCRの組み合わせによって一本化したAI開発事例です。
届いたメールを即座に自動解析してネクストアクションを提示するプラットフォームを開発し、担当者間の確認作業を大幅に削減して業務の見逃しリスクを最小化しました。

課題

本事例の企業では、多くの顧客との間で生じる発注・請求等のメール送受信を、少数の営業担当と営業サポート組織で処理していました。
それぞれがバラバラの手段・ツールでメールを閲覧・処理していたため、担当者間で頻繁な確認作業・コミュニケーションが発生。
また担当者間での対応状況の不透明さにより、メール見逃し等のリスクがあることも課題でありました。

ソリューション

こうした課題に対しAVILENは、生成AIを用いた解析機能を含むメール自動処理プラットフォームを構築しました。

具体的には、以下を実現しています。

• メールボックスに届いたメールを即座に自動解析
• メール内容解析により、担当者がとるべきアクションを提示
• 添付ファイルの内容も自動で読み取り・構造化し、一元管理が可能
• 顧客ごとに、新規プラットフォームの作成・メーラーとの接続を簡単に実施可能

単にメールを“さばく”のではなく、メール本文と添付ファイルを含めて情報を解析し、次のアクションまでつなげる設計にすることで、日々の営業サポート業務をスムーズに回す土台を整えています。

成果

本取り組みの結果、以下の成果が得られました。

• プラットフォームでの一元管理により担当者間の確認・すり合わせの手間が大幅に削減
• 対象顧客2社からスタートしたプラットフォームが10社（当時）にまで拡大（現在も引き続き順調に展開中）

これにより、担当者ごとに分散していたメール対応が、プラットフォーム上で見える化・一元化されました。
確認やすり合わせに費やしていた時間が減ることで、少数体制でも対応の抜け漏れリスクを抑えながら、営業と営業サポートが同じ前提で動ける状態に近づいています。

まとめ・考察

本事例の本質は、単なるメール処理の効率化ではありません。
営業サポート組織が担ってきた受注処理業務を、AIエージェントによって置き換えていく構想の第一歩として位置づけられている点にあります。

今回対象となったのは、営業サポート業務の中でも特に負荷の大きい受注処理領域です。
メール本文の解析に加え、添付ファイルの読み取りや内容の構造化までを自動化することで、従来は人手で対応していた業務の一部をAIエージェントが担う形へと移行しました。

この仕組みが拡張されれば、受注処理にとどまらず、請求対応や見積対応といったメール起点の業務全体をAIエージェントベースで処理できる可能性があります。
営業側から見れば対応スピードの向上につながり、営業サポート組織としても必要な人員を抑えながら業務を回すことが可能になります。

AVILENが考えるAI変革とは

AVILENでは、AI変革を単発のAI導入や受託開発の積み上げではなく、企業の業務・意思決定・組織を段階的に変えていくプロセスと捉えています。
そのため、AI活用はいきなり大規模に進めるのではなく、段階を踏んで進めることが重要だと考えています。

AI導入は「5つのステップ」で進める

AVILENでは、AI変革を以下の5ステップで整理しています。

1. リテラシーをつける
   データ・AIの基本理解を揃え、技術の可能性と限界を正しく認識する
   
   
2. ビジョンを描く
   AIを使って、どこで競争優位を作るのかを明確にする
   
   
3. Quick Winを実現する
   短期間で成果が見えるテーマに絞り、成功体験をつくる
   
   
4. 体制を構築する
   人材・組織・データ・システムを含めた推進体制を整える
   
   
5. 活用範囲を拡大する
   PDCAを回しながら、AI活用を組織全体へ広げていく

AI変革を支える3つの考え方

この5ステップを進めるうえで、AVILENが大切にしている考え方は次の3点です。

• コア部分から小さく始め、大きく広げる
• 試しながら学ぶ、アジャイルなPDCA
• 外部に頼りきらず、徐々に内製化していく

本事例の位置づけ

本記事で紹介する取り組みは、こうしたAI変革のプロセスの中で設計された一つの実践例です。
AVILENは、「AIを作る会社」ではなく、AIを使って企業の変革を前に進めるパートナーでありたいと考えています。